Daten aufräumen für den Umzug ins Neusystem

Für den Umzug in das neu aufgesetzte System werden viele relevante Daten migriert, sodass Sie weiterhin damit arbeiten können. Zum Beispiel hinterlegte Warenwirtschaftssysteme und angelegte Filialen in Buchhandelsaccounts oder die bearbeiteten Zusatzinformationen im Falle von Verlagsvertretungen.

Um uns und Ihnen den Umzug datentechnisch zu erleichtern, haben wir Sie bereits gebeten, Ihre Daten auf einem möglichst aktuellen Stand zu halten bzw. umfassend Überflüssiges zu löschen. Um Sie darin weiterhin zu unterstützen, haben wir Ihnen hier einen Leitfaden zusammengestellt, wie bestimmte Dinge aufgeräumt und strukturiert werden können. Insbesondere Buchhandlungen, die als erste auf das Neusystem umsteigen, bitten wir sehr, die eigenen Daten zu prüfen und gegebenenfalls aufzuräumen.

Sollten sie weitere Informationen benötigen, schauen Sie jederzeit auf unseren Hilfeseiten vorbei oder wenden Sie sich an Ihren entsprechenden Ansprechpartner.

In Ihrem Nutzerprofil legen Sie die Grundlagen Ihrer Arbeit mit VLB-TIX. Buchhandlungen hinterlegen an dieser Stelle Ihre Warenwirtschaften, Filialstruktur, gegebenenfalls die individuelle Warengruppensystematik und verwalten als Administratoren Teilnehmer und Gruppen. Verlage kümmern sich hier prominent um die Verlagsprofilseite und Vertreter Ihre Zugehörigkeit zu Verlagen und die Imprintverwaltung.

Löschen Sie hier Teilnehmer, also Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht mehr in Ihrem Unternehmen arbeiten, die in einer Gruppe nicht mehr nötig sind oder die Filiale verlassen oder gewechselt haben. Lassen Sie sich auch aktiv von Unternehmen als Vertreter entfernen, für die Sie nicht mehr reisen. So bereinigen Sie Datenfelder, die sonst unnötig mit in das neue System übernommen würden.

Welche Warenwirtschaft nutzen Sie und ist diese auf dem neuesten Stand? Haben Sie die Warenwirtschaft während Ihrer VLB-TIX-Nutzungszeit womöglich gewechselt und haben die alte Anbindung bestehen lassen? Checken Sie diesen Punkt in Ihrem Nutzerprofil insbesondere. Warenwirtschaftsanbindungen sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Bestellarbeit und sollten Ihnen nicht im Weg stehen.

Ungenutzte oder inzwischen überflüssige Ordner können Sie löschen. Wir hören häufig, dass Ordner immer wieder neu befüllt und langfristig genutzt werden. Andere legen für jede neue Saison passende Ordner an oder arbeiten in diversen Ordnern für unterschiedliche Kunden oder Bedürfnisse. Löschen Sie auch hier Überflüssiges und Veraltetes, das Sie nicht mehr brauchen. Das geht ganz einfach in Ihrem Nutzerprofil.

In der Bestellzeile soll ohnehin alles schnell gehen. Nich tmehr vohandene oder veraltete Filialen und Sortimente sind an dieser Stelle eher hinderlich. Sollten Sie dennoch einiges an Bestand für den Papierkorb bereithalten, möchten wir Sie darin bestärken, diese gründlich aufzuräumen. Löschen, sortieren, umbenennen lassen sie sich ebenfalls in Ihrem Nutzerprofil.

Dispolisten unterscheiden sich wie Ordner im individuellen Nutzungsverhalten. Aber auch hier kann sich Datenmüll befinden. Diesen beseitigen Sie für einen frischen Start im Neusystem, indem Sie Titel aus Dispolisten oder die nicht mehr benötigten Listen selbst im Menüpunkt Bestellen löschen.

Merklisten verlieren womöglich nach Ablauf der Saison, ähnlich wie Ordner oder Dispolisten, Ihre Gültigkeit bzw. individuelle Relevanz. Entfernen Sie Titel aus den Listen oder löschen Sie Veraltetes im Ganzen.

Verlage laden im Idealfall immer wieder frische und möglichst (tages-)aktuelle Vorschauen in VLB-TIX hoch. Vor allem entsteht daraus eine große Menge veraltendes Material. Im Idealfall setzen Sie sich eine Grenze, bis wann Sie es im Haus für sinnvoll erachten, Kataloge online zu behalten. Inbesondere wenn zusätzlich Backlist-Kataloge gepflegt werden, kann ein einjähriger Katalog bereits überflüssig sein. Löschen Sie diese, indem Sie im Reiter Vorschauen in den eigenen Vorschauen mit dem Papierkorb-Symbol arbeiten.