Reportage im Börsenblatt

Ortstermin in einem Konferenzraum der Verlagsgruppe Random House in München: Mittwoch, 9 Uhr, es ist der Jour fixe der Projektgruppe »Digitale Vorschau«. Die 15 Kolleginnen und Kollegen aus allen Fach­abteilungen der Verlagsgruppe sind der Motor der Umstellung von den gedruckten Vorschauen auf die digitalen Ver­sionen im Novitäten-Informations­system VLB-TIX. Seit fast zwei Jahren treibt das Team die Arbeit voran, sammelt Themen, bespricht Entwicklungen, tauscht Ideen aus und stößt die Umsetzung an. Die meisten haben ihren Stammplatz an dem Konferenztisch: Eine Werbeleiterin sitzt neben Kollegen aus dem Vertrieb und der IT, gegenüber Lektoren und Produktmanager.

Sabrina Kreuz leitet gemeinsam mit Verena Tiedt das Projekt. Die Doppelspitze hat sich bewährt: Als Produktmanagerin arbeitet Sabrina Kreuz mit den Kollegen, die am Entstehungs- und Vermarktungsprozess beteiligt sind, Verena Tiedt konzentriert sich als Kundenmanagerin auf die Bedürfnisse der Verkäufer und Handelspartner. Zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft bei der Verlagsgruppe treffen sich die beiden mehrmals in der Woche. Sie planen Schulungen und Workshops, berichten an die Geschäftsführung, sammeln aktuelle Themen, suchen Lösungen, koordinieren den Projektalltag – mehr als 100 Mitarbeiter im ganzen Haus sind in Teilprojektgruppen beteiligt. »In unseren Diskussionen wollen wir alle Sichtweisen abbilden«, sagt Sabrina Kreuz. Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Bereichen ist für die Projektleiterinnen eine Bereicherung, hat Sabrina Kreuz erfahren: »Als Team haben wir alle Prozesse hier im Haus beleuchtet und nicht nur über Veränderungen nachgedacht, sondern sie nach und nach umgesetzt.«

Wichtige Rolle der Vertreter Mit der Frühjahrsreise 2018 gehen erstmals alle 45 Verlage der Gruppe mit der digitalen Vorschau auf Tour, Mitte November war die Deadline für die Vorschau-Pflege im Haus. Mehr als 400 Testkunden wollen ab Januar gemeinsam mit der Verlagsgruppe Random House »tixen«. »Wir haben die Entwicklung in vielerlei Hinsicht von Klein nach Groß gestaltet: Im Frühjahr 2017 ist zunächst eine Vertriebseinheit mit der digitalen Vorschau gestartet, im Winter 2017 drei, im Frühjahr 2018 sind nun alle an Bord. Der Testkunden-Stamm ist langsam gewachsen, so können wir viel voneinander lernen«, sagt Verena Tiedt. Die Verlagsgruppe Random House wolle langsam in eine Routine kommen. »Wir haben nicht den Anspruch, den Hebel von null auf 100 umzulegen. Nur wenige Dinge definieren den Alltag zahlreicher Kollegen mehr als der Vorschau-Erstellungs- und der Einverkaufsprozess. Deshalb wollen wir gemeinsam neue Routinen bilden.«

Die Vertreter wurden in mehrstufigen Verfahren geschult, damit sie genug Zeit zum Ausprobieren, zum Austausch haben. In den Verkaufsgesprächen mithilfe der digitalen Vorschau sind die Vertreter wichtiger denn je, findet Verena Tiedt: »Die Verkäufer sind jetzt in viel größerem Maße ›Eigentümer‹ ihrer Verkaufsunterlagen.« Es gibt nun mehr Abstimmung zwischen Lektorat, Presse, Marketing und dem Vertrieb darüber, welche Informationen besonders wichtig sind und worauf der Fokus liegen sollte. Dann entscheiden die Vertreter individuell, welche Zusatzinformationen sie bei der Präsentation in welcher Reihenfolge zeigen wollen. »Momentan wird der Einverkauf ganz unterschiedlich gestaltet – einige Vertreter bestreiten ganze Börsen mit VLB-TIX, andere tauschen vor dem Gespräch Bestellvorschläge mit den Buchhändlern aus«, erläutert die Kundenmanagerin, »es ist ein sehr partnerschaftlicher Prozess.« Immer mehr Buchhändler werden nun aktiv, gerade aus dem Mittelstand. Sie machen auf Probleme mit dem System VLB-TIX aufmerksam, zum Beispiel die Anbindung an die Warenwirtschaftssysteme. »Das ist enorm wichtig. Natürlich gibt es Herausforderungen für alle Seiten, aber wenn wir die angehen, wird das System besser«, so Tiedt.

Schnittstellendesign Die Systeme und Arbeitsroutinen der Verlagsgruppe Random House verändern sich mit der digitalen Vorschau. Für die Anpassung der internen IT-Systeme ist Jörg Warmer, CIO der Verlagsgruppe und Projektmitglied der ersten Stunde, verantwortlich. Seit Beginn des Projekts vor zwei Jahren wurden Schnittstellen eingerichtet und die eigenen Systeme an VLB-TIX angeschlossen. »Uns war von Anfang an klar, dass wir versuchen müssen, so viel wie möglich zu automatisieren«, berichtet Warmer. Die Entwicklung hin zu VLB-TIX ist für ihn nicht nur zeitgemäß, sondern unbedingt notwendig: »Wenn man sich anschaut, wie schnell die Welt wird, wie wichtig Aktualität ist – Branchenpartner werden in absehbarer Zeit erwarten, dass wir als Verlag Informationen mehr oder weniger in Echtzeit zur Ver­fügung stellen.« Er hofft, mit der digitalen Vorschau eine Basis dafür geschaffen zu haben: »Mein Wunsch ist, dass wir in wenigen Jahren zurückblicken und sagen können: Das war ein wesentlicher Schritt für die digitale Transformation der Branche. Auch, wenn es uns im Verlag und auch im Projektteam viel Zeit und Ressourcen gekostet hat.« In der Tat: Für die meisten Mitarbeiter der Verlagsgruppe bedeutet die digitale Vorschau derzeit noch Mehraufwand, Prozesse finden gleichzeitig statt. »Wir waren im Haus nicht immer unbedingt beliebt«, erinnert sich Sonja Assfalg, als Werbeleitung seit Beginn des Projekts im Team. Sie hänge schon an der Printvorschau, sagt sie, »doch die ist ab dem Moment, wo ich sie in die Druckerei gegeben habe, eigentlich schon wieder veraltet.« Da ändert sich ein Cover, eine Anpassung im Text, das sei manchmal frustrierend. In VLB-TIX seien die Infos immer aktuell, aus ihrer Sicht einer der größten Vorteile. »Für mich bietet die digitale Vorschau auch ganz neuen Spielraum«, sagt sie. »Ich habe immer alle Möglichkeiten in VLB-TIX, nicht wie in der Printvorschau zwei, vier oder sechs Seiten für einen Spitzentitel. Die Darstellungsformen – bewegte Bühnen, Trailer, unbegrenzt viele Innenseiten – sind wesentlich umfangreicher als auf gedrucktem Papier. Will ich den Spitzentitel digital so darstellen, dass der Buchhändler sieht: Ja, das ist was Tolles!, müssen wir manchmal genauer nachdenken, feiner formulieren. Das macht Spaß«, berichtet Sonja Assfalg. Allerdings: »Wir mussten das auch erst mal lernen, vor allem die technische Seite. Doch nach und nach, wenn die Performance besser wird, zahlt sich aus, dass wir uns mit all diesen Themen so eingehend beschäftigt haben.«

Zurück im Konferenzraum, inzwischen ist es kurz nach 12 Uhr. Die Sitzung ist zu Ende, jeder nimmt Themen mit, die er in seinen Teilprojektgruppen bespricht oder bis zur nächsten Woche bearbeitet. Und, wie läuft’s? Die volle Unterstützung der Geschäftsführung habe die Projektgruppe immer motiviert und vorangetrieben, meint Verena Tiedt. Die Projektstruktur, sagt Sonja Assfalg, gebe den Mitgliedern einen stabilen Rahmen und gleichzeitig den Raum, nach vorne zu denken, auch mal Ideen zu spinnen. Zusätzlich begleitet eine externe Beraterin das Projekt. Der Blick von außen helfe, die Übersicht zu bewahren, ergänzt Jörg Warmer. Und Sabrina Kreuz zieht Bilanz: »Ich bin nach den zwei Jahren immer noch mit Leidenschaft dabei, weil ich merke, dass wir hier wirklich etwas verändern. Und das treibt uns alle an.«