Bestellen

Mit dem Recht Dispolisten verwalten kann jede Nutzerin und jeder Nutzer Ihres Unternehmens Dispolisten anlegen und verwalten. Aus Dispolisten können Produkte als Excel- und PDF-Datei exportiert werden sowie Bestellungen in den Warenkorb gelegt werden. Mit dem Recht Bestellen können Nutzerinnen und Nutzer Produkte in den Warenkorb legen und Bestelldateien per Mail als CSV versenden.

Der Reiter Bestellen ist unterteilt in drei Tabs: Dispolisten, Warenkorb und Bestellhistorie.

Hier erfahren Sie mehr über die einzelnen Bereiche.

Vertreterbestellungen gibt es in zwei Formen: Als Vorab-Information und als finale Bestellung, die jeweils per E-Mail aus VLB-TIX verschickt werden. Wenn eine Buchhandlung Filialen hat, wird auch die Gesamtbestellung mitgeschickt. Bitte entweder nur die Gesamtbestellung oder die einzelnen Filialen einlesen. Bitte achten Sie darauf, beim Download die Datei nicht zu öffnen, sondern nur als CSV-Datei zu speichern. Falls Sie die Datei doch geöffnet haben, können Sie den Download erneut anstoßen und die Datei ohne vorheriges Öffnen neu abspeichern.

Es ist möglich, dass Sie sowohl finale Bestellungen als auch Vorabinformationen zu Bestellungen erhalten. Diese sind anhand des Dateinamens, der systemisch von VLB-TIX generiert wird, zu unterscheiden:

Eine Datei mit einer Bestellung ist wie folgt benannt:

• VLB-TIX_Bestellung_NamederBuchhandlung_kumuliert_ddmmyyyyy (Gesambestellung)
• VLB-TIX_Bestellung_NamederFiliale_ddmmyyyyy (Bestellung aufgeteilt nach Filiale)

Eine Vorab-Info beginnt immer mit vorab_csv:

• VLB-TIX_vorab_Bestellung_NamederBuchhandlung_kumuliert_ddmmyyyyy (Gesambestellung)
• VLB-TIX_vorab_Bestellung_NamederFiliale_ddmmyyyyy (Bestellung aufgeteilt nach Filiale)

Die Dateien erhalten Sie per E-Mail geschickt und können sie wie reguläre Bestellungen in Ihr Vertreterprogramm einlesen.

Buchhandlungen können einen Bestellvorschlag, eine sogenannte Vorab-Bestelldatei, aus einzelnen Vorschauen wie auch aus den Dispolisten generieren und Ihren Vertretungen, also Ihnen, zukommen lassen. Diese CSV-Datei können Sie in Ihr Vertretersystem einlesen. Sollten hier eventuell Produkte fehlen, müssen Sie gegebenenfalls Rücksprache mit der bestellenden Buchhandlung halten. Die Hilfeseite mit den einzelnen Schritten für Buchhandlungen finden Sie hier.

In den E-Mails von Buchhandlungen, die für mehrere Filialen bestellen, werden zwei Arten von Links angezeigt: Ein Link mit der „Gesamtbestellung“, in der alle Bestellmengen aller Filialen zusammengefasst sind und je ein Link pro Filiale, in der nur die Bestellmengen der jeweiligen Filiale enthalten sind. Sie können so wählen, welche Aufträge Sie in Ihr Vertretersystem übernehmen. Es handelt sich um dieselbe Bestellung, jeweils unterschiedlich aufbereitet – bitte lesen Sie zur Vermeidung von Doppelbestellungen nicht beide Dateien ein.

Die Dateien werden Ihnen sowohl bei Vorab-Bestellungen als auch bei finalen Bestellungen zum Download angeboten.

Bitte beachten Sie zudem folgende Hinweise:

• Die Links zu den Downloads der CSV-Dateien werden automatisch beim Versand in der E-Mail generiert und können nicht von Buchhändlern entfernt werden.
• Der Vorab-Auftrag unter dem Link verbleibt in dem Zustand, in dem er losgeschickt wurde.
• Wenn eine Buchhandlung nach dem Versand in VLB-TIX Änderungen an Dispolisten vornimmt, muss ein erneuter Versand stattfinden.
• Die Dateien sind und bleiben zum Download immer abrufbar, der Link bleibt immer gültig.

Vorab-Bestellungen und finale Bestellungen Ihrer Buchhandlungen, die Sie als csv.-Datei im Standardformat erhalten, welches mit den verschiedenen Anbietern von Vertretersystemen abgesprochen ist, können Sie in Ihre Vertretersysteme einlesen.

Es werden nicht alle Felder (neben ISBN und Bestellmenge) aus VLB-TIX in die Vertretersysteme übernommen (z.B. fehlen oft Kommentare oder Bestellzeichen oder Liefertermin). Wir arbeiten gemeinsam mit den Anbietern der Vertretersysteme daran, dass die Importe entsprechend erweitert werden.

Mögliche Fehlerquelle: Abspeichern der CSV-Datei

Das Abspeichern der CSV-Dateien muss ohne vorheriges Öffnen stattfinden, da Excel die ISBN-Informationen fehlerhaft interpretiert. Eingelesen werden können nur Dateien mit der Endung .csv. Sollte das bei den Ihnen vorliegenden Dateien nicht der Fall sein, sprechen Sie sich bitte nochmals mit Ihrem Buchhändler ab und schicken ihm einen Hinweis zu dieser Hilfeseite. Die so gespeicherten Dateien werden per E-Mail an Sie geschickt. Falls Sie Probleme beim Einlesen der Datei haben, melden Sie sich bei Ihrem Vertretersoftware-Anbieter oder unserem Kundenservice.